Uso de tecnología común para una mejora extraordinaria

Los asistentes digitales personales y los sistemas de posicionamiento global (Unidades GPS) son dos de los elementos de tecnología más comunes en nuestra vida cotidiana. Los asistentes digitales personales, o teléfonos inteligentes, u ordenadores de mano, o netbooks u ordenadores Tablet, nos ayudan a llevar nuestras agendas, contactos y conexiones en línea. Las unidades GPS nos ayudan a ubicar los lugares para reuniones de negocios y restaurantes, así como también nos dan instrucciones de cómo llegar cuando estamos en áreas que desconocemos.

Pero aunque estas herramientas se han transformado en lugares comunes en algunos aspectos de nuestras vidas, aún pueden ofrecer poderosos medios para perfeccionar procesos y procedimientos cuando se introducen en el mundo laboral. Por el simple hecho de combinar los asistentes digitales personales y las unidades GPS se han racionalizado enormemente las prácticas de trabajo para los funcionarios del ayuntamiento, ahorrando tiempo, trabajo administrativo y dinero.

Llevar la tecnología de mano al campo

En el año 2008, la ciudad implementó un programa nuevo que consistió en colocar asistentes digitales personales equipados con capacidades GPS en los vehículos utilizados por el departamento Grünraum de Grazer Wirtschaftsbetriebe Ltd. de propiedad de la ciudad, empresa a cargo de los árboles, parques y calles de la ciudad. Trabajando con Latschbacher, un distribuidor austriaco de ordenadores portátiles durables suministrados por Handheld, la ciudad encargó 60 resistentes ordenadores de mano TDS Nomad 800, asistentes digitales personales de alto rendimiento.

El proceso del programa abarcó la preparación técnica, una fase de prueba, una fase de adaptación y después una implementación en dos etapas de los ordenadores. Cada dotación de Grünraum de dos a cuatro trabajadores tiene un ordenador Nomad montado dentro del vehículo. Los equipos que vuelven a las oficinas centrales cada día están equipados con un Nomad que mediante tecnología WLAN transfiere datos del ordenador de mano a un ordenador central instalado en la oficina. Los que no vuelven a la oficina diariamente poseen unidades Nomad que mediante tecnología celular GPRS transmiten los datos desde el campo.

Las nuevas herramientas apuntan a ayudar con dos aspectos del trabajo del departamento: mantenimiento de jardines en el verano y mantenimiento de carreteras en el invierno.

Mantenimiento de jardines: De siete pasos a uno

El efecto de la nueva tecnología en el mantenimiento de jardines fue inmediato. El flujo de trabajo previo para cada proyecto se llevaba a cabo casi enteramente en papel; el funcionario debía registrar el área y la calle en la que se estaba trabajando, inscribir el número de ítem de la tarea individual, y después crear y emitir un comprobante. Entonces, el registro de trabajo debía transferirse ingresando los datos del registro en papel en un programa de software dedicado e imprimiéndolo. Esa impresión se enviaba al departamento de facturación de Grazer Wirtschaftsbetriebe donde los datos se transferían una vez más al sistema de facturación. Recién en ese momento se podía emitir una factura para la ciudad. (El departamento factura a la ciudad lo cual permite a la ciudad eludir el pago de IVA.) Si contamos las etapas, este proceso implica siete pasos antes de que se pueda imprimir una factura.

Con el asistente digital personal Nomad montado en sus vehículos, los funcionarios ahora simplemente ingresan todos los datos iniciales en el ordenador, utilizando el software desarrollado con la ayuda del proveedor austriaco Mobil Data. Esos datos, junto con las coordenadas de la unidad GPS de cada lugar de trabajo, se guardan y se transmiten automáticamente en forma directa al sistema de facturación. Esto implica un paso para imprimir una factura.

Mantenimiento de carreteras: Trazado de mapas sin papel

Como los equipos de Grazer Wirschaftsbetriebe despejan las carreteras en servicio en invierno (las secciones de rutas que se mantienen para viajes invernales) deben identificar cuando se despeja cada ruta, con fines de seguros y facturación. Tiempo atrás, esto se llevaba a cabo marcando las rutas en mapas de papel, un proceso tedioso. En lugar de ello, utilizando el nuevo asistente digital personal Nomad, los equipos de trabajo pueden hacer todo el trazado de mapas en la pantalla del ordenador, y la capacidad GPS de los ordenadores Nomad asegura que el trazado del mapa coincida precisamente con las carreteras por las que realmente circulan. Los datos de la ruta son capturados electrónicamente por el Nomad y se transmiten a las oficinas de la ciudad, donde la información puede ser distribuida a través de los canales adecuados de información y medios.

Los funcionarios los adoptan fácilmente, los ciudadanos reciben mejor información

Con algunos cambios, particularmente de tipo tecnológico, siempre existe el riesgo de que los funcionarios se resistan o no puedan adaptarse a ellos. Pero éste no fue el caso de los funcionarios de Graz.

"Por supuesto, se prestó especial cuidado para asegurar que los conductores y otros empleados pudieran operar el nuevo sistema", dijo Martin Nigitz, Gerente de División de la División Grünraum. "El ordenador Nomad es una herramienta que les resulta fácil manejar".

Tener los asistentes digitales personales ofrece también otros beneficios. Los supervisores pueden controlar los registros de trabajo de los conductores y demás empleados, dado que los datos de trabajo han quedado registrados electrónicamente. Y cuando los residentes de Graz hacen preguntas, los ordenadores Nomad de última generación y su capacidad para capturar datos en forma electrónica permiten a los funcionarios responder a las consultas con más velocidad, precisión y exactitud.

Para mas informacion sobre el Nomad, consulte las especificaciones del producto o visite www.ultrarugged.com

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